Belső elszámolási szabályzat

KMEI – Elszámolási szabályzat

A KMEI által közvetve vagy közvetlenül támogatott tevékenységek finanszírozásához a következő lépések szükségesek:

1. Támogató és támogatott közötti szerződés megkötése (Contract de finanţare), támogatástól függően.

2. A kifizetések lebonyolítása.

A támogatási összeg felhasználása során a felvett összegek felhasználásakor az alábbiakat kell szem előtt tartani:
– dologi költségek esetében az elszámoláshoz számla és nyugta szükséges (factură + chitanţă, a támogató szervezet adataira kiállítva)

 

A KMEI számlázási adatai a következők:

Név: FUMC-KMEI

Cím: 400101 Cluj-Napoca, Str. Tipografiei nr. 12.

Adószám (cod fiscal): 16747585

Bank: BCR Cluj-Napoca

– személyi költségek esetében megbízási-, munka- vagy ösztöndíjszerződés és aláírt kifizetési lista (stat de plată) szükséges.

3. A kifizetett összegről átvételi elismervényt kell kitölteni az átvételkor vagy harmadik személynek való továbbadáskor (dispoziţie de plată).
4. A számlának a szerződésben rögzített felhasználási periódusba kell illeszkednie.
5. Az elszámolt összeg nem haladhatja meg a megítélt, szerződött támogatás értékét.
6. A felvett előleg elszámolása az érvényben levő román törvénykezés szerint 3 nap. A végső elszámolást a KMEI iroda felé a szerződésben rögzített határidőig kell megtenni. Amennyiben a megjelölt határidőre a felvett előleget nem számolja el egy szervezet vagy személy, napi 0,05%-os késedelmi díj számolható a felvett összegre.
7. A megvalósult programról tartalmi beszámolót kérünk (mely magába foglalja a megvalósított tevékenységeket), a felhasználási időszak végén.
8. Egy elszámolásnak világosan, áttekinthetően, bizonyíthatóan kell mutatnia a támogatási összeg felhasználását. A költségtételek összesítéséhez kérjük használjanak tételek szerint rendezett költségösszesítő táblázatot. A támogatások elszámolása csak a támogató szervezet bejegyzett nevére és címére kitöltött bizonylatok alapján fogadható el (lásd fennebb). Tagszervezet működési támogatása esetén a tagszervezet nevére kiállított számlák is elfogadhatók, szerződés szerint, előzetes egyeztetés alapján.
9. Az elszámolás során csatolandó további dokumentumok (a számlán és nyugtán kívül):
– szolgáltatásszerű költségek esetén: szolgáltatói szerződés (románul és szükség esetén kivonatolt magyar nyelvű fordításban),
– üzemanyag-költség elszámolás esetén: a kiküldetés helyszínén lepecsételt és aláírt kiküldetési rendelvény (ordin de deplasare/delegaţie), melyet az utazás előtt szerezhetnek be a KMEI-nél; a gépjármű forgalmi engedélyének és a kiküldött személy személyi igazolványának fénymásolata
Elszámolható költségtípusok: az adott programról kötött szerződésben megjelölt tételek.

10. További információk:
– utazási költségtérítés esetében az üzemanyagköltségre legfennebb 7,5 liter üzemanyag számolható el 100 km-enként;
– kiküldetés esetén: étkezés és szállás költségtérítés egy napra max. 35 EUR értékben számolható el külföldi út alkalmával. A belföldi napidíj értéke 30 RON. Napidíj csak azon személyeknek számolható el, akik szerződéses viszonyban állnak az intézménnyel.